Privacy Statement RETERRA B.V.

Wij, RETERRA B.V. (“RETERRA”) verwerken persoonsgegevens in het kader van onze bedrijfsvoering en meer in het bijzonder om onze producten en diensten te kunnen leveren. RETERRA kwalificeert hierbij als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan.

Via dit Privacy Statement wil RETERRA u informeren over onder meer het gebruik van uw persoonsgegevens en uw privacyrechten (zie ook hierna onder het kopje “Uw privacyrechten”). Neemt u gerust contact met ons op indien u additionele vragen heeft. De contactgegevens van RETERRA voor privacygerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

RETERRA B.V.
Postbus 103
7470 AC Goor

Bezoekadres:
Mossendamsdwarsweg 1
7472 DB Goor

+ 31 547 286 600
info@reterra.nl

Voor het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten geldt een apart Privacy Statement. Dit Privacy Statement kunt u hier raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerkt RETERRA?

Klanten

RETERRA verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) klanten:
• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door de klant verstrekt;
• Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), branche, functie contactpersoon, zoals door de klant verstrekt;
• Additionele informatie, zoals de zoals de branche van de klant, de taal waarin met de contactpersoon gecommuniceerd wordt, interessegebieden, verjaardag, hobby’s en andere persoonlijke aantekeningen zoals verzameld tijdens contacten met de contactpersoon/personen) van de klant;
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor klanten;
• Kenteken;
• Kaartnummer, datum en tijdstip van bezoek;
• Gegevens uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster);
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, zoals het bankrekeningnummer zoals door klant verstrekt en het debiteurennummer en klantnummer zoals door RETERRA gegenereerd;
• Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om aan de toepasselijke wet- of regelgeving te voldoen.

Leveranciers

RETERRA kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie RETERRA producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”) verwerken:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door leverancier verstrekt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;
• Additionele informatie, zoals de zoals de branche van de leverancier, de taal waarin met de contactpersoon gecommuniceerd wordt, interessegebieden, verjaardag, hobby’s en andere persoonlijke aantekeningen zoals verzameld tijdens contacten met de contactpersoon/personen) van de leverancier;
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor leveranciers;
• Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten zoals door leverancier verstrekt;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer en crediteurennummer zoals door leverancier verstrekt of door ons gegenereerd;
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Derden

RETERRA verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals websitebezoekers, melders van een klacht):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan RETERRA bekend gemaakt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), functie contactpersoon, voor zover aan RETERRA bekend gemaakt;
• Gegevens in verband met een bezoek aan onze websites waaronder het IP-adres, zoals uiteengezet in de cookie statements die u op onze websites aantreft (reterra.nl, bruinsenkwast.nl en burenbruinsenkwastneerijnen.nl);
• De inhoud van de vraag, klacht of melding (bijv. van overlast) die u bij ons neerlegt en de persoonsgegevens die zich in de daaraan gerelateerde correspondentie bevinden;
• Tijdstip van bezoek
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
• Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door derden aan RETERRA zijn verstrekt in het kader van de dienstverlening van RETERRA of deze derde.

Cameratoezicht
Op onze locaties maken wij gebruik van cameratoezicht waarbij video-opnamen worden gemaakt. Ook wordt het moment van uw bezoek (datum en tijdstip) vastgelegd.
Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt RETERRA uw persoonsgegevens?
RETERRA verwerkt u persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
a) Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
b) Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
c) Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
d) Met uw toestemming.

Wanneer RETERRA uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal RETERRA deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. RETERRA wijst u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

RETERRA gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) RETERRA dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op een grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt altijd contact opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:
• om onze producten en de bijbehorende diensten te kunnen leveren en deze te kunnen verbeteren (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening);
• voor de administratie van RETERRA, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het kunnen behandelen van eventuele vragen, klachten en/of meldingen over onze producten en/of dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van onze producten en dienstverlening);
• het maken van analyses en rapportages over vragen, klachten en meldingen (c: ons gerechtvaardigde belang om in kaart te brengen over welke onderwerpen veel vragen, klachten en/of meldingen worden ontvangen en inzicht te krijgen in de snelheid van de afhandeling daarvan, om zo onze bedrijfsprocessen te verbeteren).
• voor het bijhouden van gebruikersstatistieken van onze website: reterra.nl, bruinsenkwast.nl en burenbruinsenkwastneerijnen.nl (a, b en c: het belang om een geoptimaliseerde website aan u te kunnen bieden);
• het bijhouden van een bezoekerslijst op de locaties om adequaat te kunnen handelen bij calamiteiten, zoals brand (c: het belang om de veiligheid van de bezoekers, de werknemers en de bedrijfseigendommen van de locatie te kunnen waarborgen);
• het beveiligen van eigendommen en personen, alsmede het voorkomen van fraude en misbruik (c: het belang om het belang om de veiligheid van de bezoekers, de werknemers en de bedrijfseigendommen te kunnen waarborgen);
• om contact met u te houden en om met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de producten en diensten van RETERRA de onder de aandacht van bestaande klanten te brengen);
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (zoals het volgen van de bedrijfsprocessen) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren en de bedrijfsprocessen te optimaliseren);
• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekt RETERRA uw persoonsgegevens?

RETERRA verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt RETERRA ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door RETERRA ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan accountants of onze juridische adviseurs

RETERRA kan uw persoonsgegevens delen met:

• haar moedermaatschappij Remondis Nederland B.V. en andere aan Remondis Nederland B.V. gelieerde dochtervennootschappen;
• onze leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, accountants etc.);
• gerechten en overheidsinstellingen;
• onze rechtsopvolger(s) ingeval RETERRA wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
• andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan RETERRA persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal RETERRA erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact met RETERRA op te nemen indien u meer informatie wil ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

Hoelang bewaart RETERRA uw persoonsgegevens?

RETERRA bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
• Wij bewaren bepaalde persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de op ons ex artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) rustende fiscale bewaarplicht.
• Persoonsgegevens die nodig zijn om uw vraag, klacht of melding af te handelen, worden zolang als nodig is om uw vraag, klacht of melding af te wikkelen, bewaard.
• Camerabeelden worden gedurende 72 uur bewaard, tenzij er sprake is van een incident (zie hierna).
• De bezoekersregistratie wordt binnen een week na uw bezoek verwijdert, tenzij er sprake is van een incident;
Voor de bewaartermijnen van de informatie die via cookies op onze website wordt verkregen, verwijzen wij naar onze cookie statements.
De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door RETERRA:

• het recht om te verzoeken of RETERRA persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’/’recht om vergeten te worden’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• het recht om de toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’)
RETERRA maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via info@reterra.nl of per post via:
RETERRA B.V.
Postbus 103
7470 AC Goor

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeer RETERRA u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal RETERRA u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan RETERRA onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zal RETERRA u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door RETERRA, dan proberen wij hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement is voor het laatste aangepast op 20 december 2021. RETERRA behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacy Statement zal steeds op onze websites worden geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft RETERRA ernaar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.